「電子契約を導入してペーパーレス化したはずなのに、結局、必要な契約書が見つからない…」
「ファイル名がバラバラで、どれが最新の契約書なのか分からない…」
「契約更新のタイミングを逃してしまい、無駄なコストが発生してしまった…」
これは、電子契約ツールを導入した企業の多くが、運用開始から半年ほど経った頃に直面する「導入後の壁」です。契約締結の手間は減っても、その後の「管理・運用」のルールが決まっていなければ、フォルダの中は無法地帯となり、紙の契約書を探すのと同じくらい、あるいはそれ以上に時間を浪費することになります。
この記事では、単なるツールの機能比較ではありません。電子契約を「導入して終わり」にしないために、総務・法務担当者が知っておくべき「契約書管理の鉄則」を解説します。電子帳簿保存法に対応したファイル命名規則から、更新漏れを防ぐアラート活用術まで。そして、中小企業に人気の`KANBEI SIGN`と`ベクターサイン`が、それぞれどのような管理機能を備えているのかを比較し、あなたの会社の運用レベルに合ったツール選びをサポートします。
【定量的根拠】「契約書探し」にかかる年間150時間のムダ
まず、契約書管理がずさんな場合に発生する「見えないコスト」を可視化しましょう。
- モデルケース：契約書が年間300件発生する中小企業
- 検索頻度：1日平均3回、過去の契約書を参照する必要が発生
- 検索時間（管理不全）：1件探すのに平均10分（ファイルを開いて中身を確認する時間含む）
- 検索時間（管理徹底）：1件探すのに平均10秒（検索機能で即座に特定）
検索時間の年間コスト差
$$ 管理不全の場合：10分 × 3回/日 × 240営業日 = 7,200分（120時間） $$
$$ 管理徹底の場合：10秒 × 3回/日 × 240営業日 = 120分（2時間） $$
適切な管理ルールとツールを導入するだけで、年間約118時間（人件費換算で約30万円相当）もの時間を削減できます。さらに、契約更新漏れによる違約金や機会損失のリスクを考えれば、その効果は計り知れません。
【実践テクニック】「3秒で探せる」管理ルールの作り方
電子契約のメリットを最大化するための、具体的な管理ルールを3つ提案します。
ルール1：電子帳簿保存法に準拠した「ファイル命名規則」
電子契約のデータは、電子帳簿保存法の「検索要件」を満たす必要があります。具体的には、「取引年月日」「取引金額」「取引先」で検索できなければなりません。そこで、以下のようなファイル名を統一ルールとしましょう。
【推奨ファイル名】
20251018_株式会社〇〇様_業務委託契約書_1000000円.pdf
この形式で統一されていれば、ツールの検索窓に「202510」と入れればその月の契約が、「〇〇様」と入れればその会社との契約が、一発で表示されます。
ルール2：ステータスごとの「フォルダ分け」
契約書の状態に合わせて、以下のようなフォルダ構成を作るのがおすすめです。
- 01_締結中：相手方の署名待ちの契約書
- 02_締結完了（有効）：現在有効な契約書
- 03_解約済み・終了：期間満了や解約済みの契約書
ルール3：更新期限の「アラート設定」
「契約終了の1ヶ月前」などに自動で通知が来るように設定します。これにより、自動更新の停止忘れや、更新手続きの遅れを確実に防ぎます。
【ツール比較】KANBEI SIGN vs ベクターサインの管理機能
では、これらの管理ルールを実行する上で、`KANBEI SIGN`と`ベクターサイン`はどう違うのでしょうか。管理機能に焦点を当てて比較します。
| 管理機能 | KANBEI SIGN (有料プラン推奨) |
ベクターサイン (フリープラン) |
|---|---|---|
| 検索機能 | 充実 （日付、金額、取引先名に加え、自社管理番号など詳細な検索が可能） |
シンプル （件名や相手先名でのキーワード検索） |
| 更新アラート | あり （契約終了日を設定し、リマインドメールを送信可能） |
なし （別途カレンダー等で管理が必要） |
| 権限管理 | 詳細設定可 （閲覧のみ、作成可能など、ユーザーごとに権限を付与可能） |
シンプル （管理者は全員全ての書類を閲覧可能） |
| フォルダ管理 | あり （部署ごと、案件ごとにフォルダを分けて整理可能） |
なし （一覧表示のみ） |
KANBEI SIGN：組織的な管理を目指すなら一択
`KANBEI SIGN`は、契約書の「保管・管理」に非常に力を入れています。特に「更新アラート機能」と「フォルダ管理機能」は、契約件数が月10件を超える企業や、複数部署で利用する企業にとっては必須級の機能です。過去の紙の契約書もスキャンしてアップロードし、一元管理することも可能です。
- おすすめな企業：従業員数10名以上、または契約書の管理を属人化させたくない企業。
ベクターサイン：個人・小規模ならシンプルさが武器
`ベクターサイン`は、機能を絞り込んだシンプルさが魅力です。高度な管理機能はありませんが、その分、動作が軽く、検索も迷いません。契約件数が少なく、担当者が一人で把握できる範囲であれば、このシンプルさは逆にメリットになります。更新管理はGoogleカレンダーなどで行うと割り切れば、十分運用可能です。
- おすすめな企業：個人事業主、または契約件数が月数件程度の小規模法人。
結論：管理コストを下げるための「ツール選び」を
電子契約の導入効果は、「締結スピード」だけでなく、「管理コストの削減」にも表れます。契約書の数が増えれば増えるほど、`KANBEI SIGN`のような管理機能が充実したツールの真価が発揮されます。一方で、まずはスモールスタートで電子化の第一歩を踏み出すなら、`ベクターサイン`のシンプルさは最適です。
自社の契約件数と管理体制を見つめ直し、将来の「探す時間」をゼロにするための最適なツールを選んでください。
紙の契約書と電子契約書が混在していても大丈夫ですか？
はい、法的には問題ありませんが、管理が煩雑になるリスクがあります。おすすめは、紙の契約書をスキャンしてPDF化し、KANBEI SIGNなどの書類管理機能があるツールにアップロードして一元管理する方法です。原本は倉庫などに保管し、普段の閲覧はすべて電子データで行うことで、検索時間を大幅に短縮できます。
電子帳簿保存法の「検索要件」とは具体的に何ですか？
電子取引データの保存において、税務署員がデータを検索できるようにしておく必要があります。具体的には、①取引年月日、②取引金額、③取引先の3つの項目で検索できること、また、日付や金額の範囲指定検索ができることなどが求められます。ツール側でこれらの情報を登録・検索できる機能があれば、要件を満たすことができます。
KANBEI SIGNの無料プランでも管理機能は使えますか？
KANBEI SIGNのフリープラン（無料）では、送信件数やユーザー数に制限がありますが、基本的な文書保管や検索機能は利用できます。ただし、チームでの権限管理や高度なフォルダ分けなどを本格的に活用したい場合は、有料プランへの移行が必要になります。まずは無料で使い勝手を試してみるのがおすすめです。
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