【脱Excel】formrunを「無料CRM」として使い倒す裏技｜顧客管理・メール対応を一元化

「顧客リストのExcelファイル、誰かが開いていて編集できない！」
「最新版が『顧客リスト_最新_v2_最終.xlsx』になっていて、どれが本物か分からない…」
「担当者が休んでいて、お客様への対応状況が全く見えない…」

小規模なチームやプロジェクトにおいて、ExcelやGoogleスプレッドシートでの顧客管理は「あるある」の光景です。しかし、顧客数が増え、チームメンバーが増えるにつれて、この管理方法は限界を迎えます。データは重くなり、履歴は追えず、対応漏れという致命的なミスが発生します。

「だからといって、Salesforceのような高額なCRM（顧客管理システム）を入れる予算はない…」

そんなあなたに朗報です。実は、問い合わせフォーム作成ツールとして有名な`formrun（フォームラン）`には、あまり知られていない「簡易CRM機能」が備わっています。これを使えば、Excelのストレスから解放され、まるでタスク管理ツールのように直感的な顧客管理が、なんと無料から始められます。

この記事では、formrunを単なる「フォーム」ではなく、「最強の顧客データベース」として使い倒すための裏技設定を解説します。Webからの問い合わせだけでなく、電話やメールできた顧客もすべて一元管理する方法をマスターしましょう。

なぜformrunが「脱Excel」の最適解なのか？

Excel管理の最大の弱点は、「フロー（流れ）」が見えないことです。一覧表では、「誰が・いつ・どう対応したか」という時系列の動きを管理するのに無理があります。

一方、formrunの管理画面は「カンバン方式（ボード画面）」を採用しています。TrelloのようなUIで、顧客一人ひとりが「カード」として表示され、そのカードを「未対応」「対応中」「完了」といったレーンにドラッグ＆ドロップで移動させるだけでステータス管理ができます。

• 一目でわかる：「未対応」レーンにカードが残っていれば、即座に対応漏れに気付けます。
• 同時編集OK：クラウド型なので、チーム全員が同時にアクセスしても競合しません。
• 履歴が残る：カードの中に、メールのやり取りや担当者のメモが時系列で全て保存されます。

【裏技1】Web以外（電話・名刺）の顧客も統合する

「formrunは、フォームから送信されたデータしか管理できない」と思っていませんか？ それは誤解です。

1. 手動登録で「電話問い合わせ」を入力

管理画面には「新規追加」ボタンがあります。電話で問い合わせがあった場合、受電しながらその場で名前や用件を入力し、カードを作成できます。これで、「Webからの客」も「電話の客」も、同じボード上で一元管理できます。

2. CSVインポートで「過去のExcelデータ」を取り込む

今までExcelで管理していた顧客リストや、展示会で交換した名刺データも、CSV形式で一括インポート可能です。

• 活用シーン：過去の名刺リストをformrunに取り込み、一斉メール配信機能（※有料プラン）を使ってメルマガを送る、といったCRM的な使い方が可能になります。

【裏技2】メーラーを使わず、formrunから直接返信する

Excel管理の場合、リストを見てメールアドレスをコピーし、OutlookやGmailを開いて貼り付け、返信を書く…という手間が発生します。formrunなら、この作業がゼロになります。

メール送受信機能の統合

各顧客の「カード」を開くと、そこから直接メールを送信できます。しかも、お客様からの返信も自動的にそのカード内に取り込まれます。

• テンプレート機能：「資料送付」「日程調整」「お礼」などの定型文を登録しておけば、ワンクリックで本文が挿入されます。
• チーム共有：「誰がどんなメールを送ったか」が全員に見えるため、担当者が不在でも他のメンバーが履歴を見て代わりに対応できます。

【裏技3】「担当者設定」と「メモ」で言った言わないを撲滅

Excelのセルに長いコメントを書くのは見にくいですが、formrunならチャット感覚でメモを残せます。

• 担当者アイコン：カードに担当者の顔アイコンを表示できます。「これ誰の案件？」という確認作業がなくなります。
• 内部メモ機能：「〇〇様はお急ぎです」「15時に折り返し電話予定」といった、顧客には見えない社内用メモをカードに残せます。SlackやChatworkと連携すれば、メモが更新された瞬間にチャットに通知を飛ばすことも可能です。

【formrun】

【定量的根拠】脱ExcelのROI（投資対効果）

「無料プランでもできるの？」と疑問に思うかもしれませんが、基本的なカンバン管理やメール送信はFREEプランでも可能です。

項目	Excel管理	formrun (FREE)
検索・確認時間	月間 5時間 (ファイル探索・起動)	ほぼゼロ (クラウド・即検索)
メール作成時間	月間 10時間 (コピペ・文面作成)	月間 3時間 (直送信・テンプレ)
対応漏れリスク	高い (見落とし発生)	極めて低い (視覚的にわかる)
コスト	Officeライセンス料	0円〜

月間10時間以上の業務時間を削減し、かつ「対応漏れによる失注」を防げるなら、導入しない手はありません。

結論：formrunは「入力フォーム」ではなく「業務OS」である

formrunを単なる「問い合わせ受付ツール」だと思っているなら、それは非常にもったいない使い方です。formrunは、顧客情報の蓄積、進捗管理、メール対応までを一元化する、小規模チームのための「業務オペレーティングシステム（OS）」になり得ます。

まずは今あるExcelリストをインポートし、その快適な操作性を体験してみてください。「もうExcelには戻れない」と感じるはずです。

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